KSEF - jak złożyć ZAW-FA online i nadać sobie uprawnienia do logowania w imieniu spółki

Jak nadać sobie uprawnienia do systemu KSEF spółki

Składanie ZAW-FA online

Instrukcja złożenia zawiadomienie ZAW-FA - jak złożyć online?

Jako wspólnik spółki, nawet z uprawnieniami prezesa - nie otrzymuje się dostępu do konta KSEF automatycznie. W pierwszej kolejności należy nadać sobie uprawnienia do logowania się do KSEF'u.

Robimy to składając zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur, czyli druk ZAW-FA. Po przetworzeniu otrzymamy dostęp do logowania i nadawania dalszych uprawnień w imieniu spółki.

Aby móc nadawać uprawnienia pracownikom lub innym podmiotom, należy dodatkowo, po zalogowaniu do ksefu w imieniu spółki, najpierw samodzielnie wyznaczyć siebie jako administratora w systemie KSeF.
 

Instrukcja jak wypełnić i złożyć druk ZAW-FA online:

1. Pobieramy i drukujemy druk: https://www.podatki.gov.pl/media/0pqh102d/zaw-fa-02-08.pdf (druk ważny do 31.01.2026 - jakbym w lutym nie podmienił na aktualny, proszę o informacje!)

• Można też wyszukać wersji edytowalnej i wypełnić całkowicie online, np. przez "druki gofin".

2. Wypełniamy zawiadomienie zaw-fa i wskazujemy w nim osobę fizyczną która otrzyma dostęp do logowania w systemie ksef w imieniu naszej spółki.

3. W zależności czy wypełnialiśmy ręcznie - skanujemy i zapisujemy jako PDF - lub jeśli wypełnialiśmy wersję edytowalną na komputerze, zapisujemy jako pdf.

• Skany należy połączyć w 1 plik PDF, który następnie podpiszemy elektronicznie

4. Bez względu na to czy na druku jest podpis prezesa, czy nie - zawiadomienie składane online MUSI BYĆ PODPISANE PROFILEM ZAUFANYM. 

• Wchodzimy na stronę: https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/

• Uploadujemy wypełniony przez nas druk ZAW-FA i przechodzimy do kolejnego kroku:

• Na widocznym wyżej screenie klikamy w "Pokaż podgląd dokumentu" i wybieramy miejsce wizualizacji podpisu elektronicznego (tak żeby nie zasłaniało ważnych danych. W tym przypadku można wizualizację umieścić dokładnie tam gdzie powinien być podpis prezesa spółki.
  
  Czyli przeciągamy wizualizację na stronę drugą, do miejsca na podpis:

• Następnie podpisujemy i pobieramy plik.
   

5. Teraz logujemy się w imieniu spółki do E-Urzędu Skarbowego, na stronie https://www.podatki.gov.pl/. Po zalogowaniu zmieniamy kontekst na spółkę!

• Wybieramy: Dokumenty -> Złóż dokument -> wyszukujemy "PISMO OGÓLNE"

• Wypełniamy pismo ogólne:
  • Rodzaj pisma: zawiadomienie
  • Temat pisma: Zawiadomienie ZAW-FA
  • Zakres sprawy: Inny
  • Inny zakres sprawy: KSeF
  • Treść Pisma: W załączniku przesyłam zawiadomienie ZAW-FA

• Jako załącznik dodajemy PODPISANY (profilem zaufanym) druk ZAW-FA
   
• Następnie wysyłamy dokument

6. Odpowiedź powinna przyjść w ciągu kilku dni roboczych. W moim przypadku był to 1 dzień, tj. już na kolejny dzień nadano uprawnienia