Przewodnik po wdrażaniu KSeF - Krajowy System e-Faktur obowiązkowy od 2026 roku

Przewodnik po KSeF - Krajowy System E-faktur

Czym jest KSeF i od kiedy zacznie obowiązywać?

Spis treści:

1. Czym jest i jak będzie działał KSeF?
2. Co jeśli się nie dostosuję i nie będę używał KSeF w 2026?
3. Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek KSeF?
4. Prowadzę działalność nierejestrowaną, czy muszę używać KSeF?
5. Wystawiam fakturę zagranicznym podmiotom, czy musze używać KSeF?
6. Jak i gdzie zalogować się do KSeF?
7. Jak wystawiać faktury w KSeF?
8. Co jeśli popełnię błąd na fakturze? Czy mogę ją edytować?
9. Ważne terminy - kiedy trzeba wysłać wystawioną fakturę do KSeF?
10. Co jeśli nie mam dostępu do Internetu lub system KSeF ma awarię?
11. Jak nadać uprawnienia w KSeF dla swojego biura księgowego?

1. Czym jest i jak będzie działał KSeF?

KSeF to rządowa platforma do obsługi faktur w formacie XML zgodnym ze wzorem Ministerstwa Finansów. W krajowym systemie e-faktur:

• 1. Wystawiasz fakturę innej firmie
   
• 2. System ją weryfikuje technicznie (Sprawdza, czy nie brakuje pól, czy dane mają poprawny format oraz czy osoba wystawiająca ma do tego uprawnienia. Nie sprawdza, czy kwoty, stawki VAT i GTU są poprawne - to trzeba nadal sprawdzać samemu.)
   
• 3. Nadaje jej unikalny numer ID (Każda faktura ma więc dwa numery - Twój, jak dotychczas, i ten nadany przez system)
   
• 4. Automatycznie udostępnia fakturę nabywcy (nie musisz jej sam wysyłać, faktura jest zwykle kilka minut po wysłaniu dostępna u nabywcy)
   
• 5. No i przechowuje ją przez 10 lat (licząc od końca roku, w którym zostały wystawione)
   

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie drobna zmiana przepisów - a całkowita przebudowa systemu fakturowania B2B. Po wprowadzeniu KSEF zmienią się Twoje i moje obowiązki jako przedsiębiorczy. Dokładniej zmieni się:

• sposób wystawiania faktur - faktury wystawiane innym firmom co do zasady będą musiały być wystawiane w formacie XML i przesyłane przez KSeF. To koniec faktur w PDFie jak dotychczas. Po przyjęciu do KSeF faktury nie można edytować. Każdy błąd wymaga wystawienia faktury korygującej.
   
• sposób odbioru faktur od kontrahentów - faktury od kontrahentów będą pojawiały się w KSeF automatycznie - nie trzeba czekać na maila. Będą dostępne i widoczne dla obu stron transakcji od razu po wystawieniu. Możesz prosto pobrać zbiorczo wszystkie faktury wystawione na Twój NIP.
   
• sposób kontroli i księgowania kosztów - nawet jeśli nie wystawiasz wielu faktur, i tak musisz móc je odbierać - inaczej nie zobaczysz swoich kosztów. Trzeba więc mieć dostęp do systemu KSEF.

Co ważne - system jest obowiązkowy tylko dla rozliczeń pomiędzy firmami (B2B). Jeśli wystawiasz tylko faktury dla osób prywatnych (B2C) - nie musisz wystawiać faktur przez KSeF. Można to jednak robić dobrowolnie, tak żeby mieć jednak wszystkie faktury w jednym miejscu.
 

2. Co jeśli się nie dostosuję i nie będę używał KSeF w 2026?

Używanie KSEF będzie już obowiązkowe, ale w 2026 roku nie będzie jeszcze kar za brak dostosowania się. Natomiast brak dostosowania się będzie rodził sporo problemów natury praktycznej - gdy jeden z kontrahentów używa ksef, a drugi nie.

Dostosować się do KSeF tak czy siak trzeba jak najszybciej. Od 2027 roku za wystawianie faktur poza KseF lub nieprzesłanie ich w terminie wewnątrz KSeF będą nakładane kary nawet do 100% VAT albo do 18,7% wartości brutto faktury.
 

3. Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek KSeF?

Krajowy system e-faktur będzie wdrażany od lutego 2026 roku, ale etapami. To oznacza że nie wszystkich obejmie od razu jeśli chodzi o wystawianie faktur. Poniżej wypisuję daty wdrożeń dla poszczególnych grup przedsiębiorców

Ważne! Otrzymywanie faktur kosztowych w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 roku. Faktura jest uznana za doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF - nie ma znaczenia, czy nabywca się zalogował. Brak dostępu do systemu będzie więc skutkował brakiem dostępności do swoich faktur kosztowych.

Terminy wdrożeń KSeF:

• Od 1 lutego 2026 - obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których przychód brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln złotych.
   
• Od 1 kwietnia 2026 - obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców (zarówno płatników VAT jak i podmiotów zwolnionych z VAT). Obowiązek dotyczy wszystkich firm, niezależnie od formy prawnej.
   
• Do 31 grudnia 2026 - do końca roku 2026 będzie obowiązywał okres przejściowy dla drobnych przedsiębiorców. Jeśli w danym miesiącu łączny przychód z faktur poza KSeF  nie przekroczy 10 000 złotych brutto, będzie można nadal wystawiać faktury jak dotychczas (pdf, papier). Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu - trzeba już jednak zacząć używać KSeF i nie można wrócić do okresu przejściowego. Rozliczając się z większymi firmami okres przejściowy będzie problematyczny, więc w sumie polecam też od razu przejść na KSeF - od tego się i tak nie ucieknie. 
   
• Od 1 stycznia 2027 - KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury B2B - niezależnie od przychodów. Za brak dostosowania się do wymogów KSeF zaczną być nakładane kary (do 100% VAT albo do 18,7% wartości brutto faktury - za każdą fakturę wystawioną poza systemem).
   
• Do 31 grudnia 2026 - paragony z NIP do 450 zł są traktowane jako faktury uproszczone i nie muszą być wystawiane przez KSeF. Do tej daty można nadal wystawiać faktury z kas fiskalnych poza KSeF.
   

4. Prowadzę działalność nierejestrowaną, czy muszę używać KSeF?

Tak, od 1 kwietnia 2026 roku wystawiania faktur/rachunków w formacie XML innym firmom będzie dla Ciebie obowiązkowe. Działalność nierejestrowana to również działalność i podlega obowiązkowemu KSeF.

5. Wystawiam fakturę zagranicznym podmiotom, czy musze używać KSeF?

Jeśli Ty wystawiasz fakturę - musisz wystawić fakturę w KSeF, także dla kontrahenta zagranicznego (bez polskiego NIPu). Następnie wysyłasz kontrahentowi wizualizację (np. PDF z kodem QR) - bo kontrahent nie ma dostępu do polskiego KSeF.

Jeśli otrzymujesz fakturę kosztową od dostawcy zagranicznego - nie jest ona w KSeF. Czyli przechowujesz ją i księgujesz jako koszt tak jak dotychczas (PDF, papier). Nie ma obowiązku wprowadzania jej do KSeF.
 

6. Jak i gdzie zalogować się do KSeF?

Wszystkie aktualne informacje o Krajowym Systemie e-Faktur znajdują się tutaj: https://ksef.podatki.gov.pl/

Do KSeF można się zalogować poprzez:

1. Profil Zaufany (np. jak do PUE ZUS czy e-Urzędu Skarbowego)
2. Podpis kwalifikowany
3. e-dowód
4. Pieczęć elektroniczną (dla spółek)
5. Za pośrednictwem programu zintegrowanego z KSeF (wszystkie popularne programy księgowe będą zintegrowane)

Logowanie dla JDG - jednoosobowa działalność gospodarcza

Jeśli prowadzisz JDG - po prostu logujesz się swoim Profilem Zaufanym i masz pełny dostęp. Nie musisz wcześniej zgłaszać tego do urzędu.

Logowania dla osoby prawnej - spółki, fundacje, stowarzyszenia

Dla spółek i innych osób prawnych pierwszy użytkownik (tzw. "KSeF Master") musi być zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA. ZAW-FA to formularz zgłoszeniowy, którym spółka wskazuje pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z KSeF (ta osoba ma już możliwość samodzielnego nadawania uprawnień kolejnym osobom).
 

7. Jak wystawiać faktury w KSeF?

W praktyce, jeśli używasz płatnych programów księgowych - większość z nich (a na pewno wszystkie popularne) są już zintegrowane z KSeF. To jest najwygodniejsza opcja dla większości firm, bo nic się nie zmieni. Po prostu po wystawieniu faktury, zostanie przesłana do KSeF.

Jest też jednak oczywiście opcja darmowa, udostępniona przez Państwo. Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF to rozwiązanie dostarczone przez Ministerstwo Finansów. Jest bezpłatne, ale nie umożliwia przechowywania i używania bazy kontrahentów i towarów - czyli trzeba wszystko każdorazowo wpisywać ręcznie.

8. Co jeśli popełnię błąd na fakturze? Czy mogę ją edytować?

Nie, jeśli faktura została przyjęta przez KSeF (ma już unikalne ID w systemie) nie można jej w żaden sposób edytować. Jedyna możliwość to faktura korygująca i wystawienie nowej, poprawionej faktury.

Powyższe działa także w sytuacji gdy pomylisz nabywcę i np. podasz błędny NIP. Wówczas trzeba wystawić fakturę korygującą na błędnego nabywcę. On jednak zobaczy zarówno fakturę jak i korektę w systemie - więc będzie już wiedział jakie masz ceny (lub jakie ceny dostał ktoś inny niż on). To ważna informacja w kontekście ochrony tajemnicy handlowej, więc lepiej nie popełniać błędów i dokładnie sprawdzać dokumenty przed wysłaniem.
 

9. Ważne terminy - kiedy trzeba wysłać wystawioną fakturę do KSeF?

W krajowym systemie e-faktur dla każdej faktury są dwie daty:

• data na fakturze - data wystawienia, którą sam wpisujesz
• data przesłania do KSeF - czyli kiedy faktycznie wysłałeś plik do ksef (to się samo uzupełnia)

Wystawiając fakturę w trybie online  - fakturę trzeba wysłać do KSeF tego samego dnia, w którym jest wystawiona. Data w obu polach musi być taka sama.

Jeśli wyślesz ją później niż data na fakturze, traktowana jest jako wystawiona w trybie offline24 i wówczas musisz dosłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

W 2026 roku za opóźnienia nie będzie jeszcze kar, ale od 2027 będą. Trzeba więc trzymać się tych terminów. Nie można już wystawiać faktur wstecz, edytować ich i podmieniać. Każda zmiana wymaga złożenia faktury korekty.
 

10. Co jeśli nie mam dostępu do Internetu lub system KSeF ma awarię?

Obowiązują konkretne terminy, jednak w sytuacjach awaryjnych są one modyfikowane. Ministerstwo finansów wyróżnia trzy typy sytuacji awaryjnych:

1. Awaria po stronie Ministerstwa (KSeF) (oficjalny komunikat o niedostępności)

• Można wystawić faktury w trybie offline
• Klientowi wysłać wyłącznie wizualizację z kodem QR OFFLINE
• Po przywróceniu systemu ma się 7 dni roboczych na dosłanie faktur do KSeF

2. Awaria po Twojej stronie  (np. problem z Internetem, komputerem)

• Wystawiasz fakturę offline24
• Musisz przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Tutaj nie ma zmiłuj, nie można się zasłaniać problemem z Internet, komputerem.

3. Krótka przerwa techniczna / opóźnienie wysyłki

Jeśli w trybie online wyślesz fakturę dzień później niż data wystawienia - system potraktuje ją jako offline24, pod warunkiem dosłania jej w terminie. Dłuższe opóźnienia nie są przewidziane, albo z założenia wówczas ukaże sie oficjalny komunikat wydłużający czas o 7 dni roboczych.

11. Jak nadać uprawnienia w KSeF dla swojego biura księgowego?

Jeśli prowadzisz JDG:

1. Logujesz się do KSeF (Aplikacja Podatnika) swoim Profilem Zaufanym.
2. Wchodzisz w "Zarządzanie uprawnieniami".
3. Dodajesz nowy podmiot - wpisujesz NIP swojego biura księgowego.
4. Zaznaczasz, jakie uprawnienia nadajesz (trzeba to ustalić z Twoim biurem - ale co najmniej pobieranie i przeglądanie faktur pewnie będą wymagać).
5. Zatwierdzasz.

Jeśli prowadzisz spółkę:

1. Składasz do urzędu skarbowego ZAW-FA, wskazując osobę której chcesz nadać uprawnienia ksef.
2. Ten użytkownik loguje się do KSeF.
3. Wchodzi w "Zarządzanie uprawnieniami".
4. Dodaje nowy podmiot - wpisujesz NIP swojego biura księgowego.
5. Zaznacza, jakie uprawnienia nadaje (co najmniej pobieranie i przeglądanie faktur).
6. Zatwierdza.