Praktycznie w każdej firmie mamy dziś do czynienia z tworzeniem i obiegiem dokumentów. Przy okazji różnych procesów tworzymy i wystawiamy faktury, raporty, umowy, konkretne dokumenty firmowe. W związku z tym tak bardzo ważne jest doprowadzenie tego do perfekcji. Można bowiem zdecydować się na konkretne narzędzia do edycji PDF online, które pomogą nam w usprawnieniu pracy z dokumentami cyfrowymi. Stworzyliśmy zatem przewodnik, który pokaże, jak edycja PDF i inne działania z plikami pomagają nam w codziennej pracy i zwiększają profesjonalizm w firmie.

Edycja plików PDF

Nie da się ukryć, że to właśnie format PDF jest najczęściej wykorzystywany w firmach. To właśnie w nim zapisywane są ważne pliki firmowe, jak i również generowane dokumenty dla klientów. Najczęściej bowiem wszelkie faktury, certyfikaty czy inne dokumenty dostajemy właśnie w tym rozszerzeniu. Możemy je otworzyć zarówno dzięki dedykowanym programom, jak i również choćby poprzez przeglądarki. Jednak nie o tym jest główny wątek naszego artykułu. Chodzi bowiem o to, że często niezbędne są poprawki, modyfikacja PDF, jaką należy wprowadzić w dokumencie. I tutaj okazuje się, że w wielu przypadkach dostępne w sieci programy niezbyt sobie z tym radzą.

A przecież wprowadzenie małej lub większej korekty, modyfikacji w dokumencie powinno zająć nam raptem kilka chwil. Tymczasem często jest to wręcz udręka, gdy za bardzo oprogramowanie nie chce z nami współpracować, czy też nie jest dostrojone do tego, co oczekujemy. Naszym zdaniem świetnie w tym wypadku sprawdza się edycja PDF online, która dostępna jest błyskawicznie. Możemy bowiem skorzystać z internetowego narzędzia, które jako edytor PDF działać będzie na różnych urządzeniach.

Często się zdarza, że nie ma jednolitego programu, który będzie tak samo dostępny i działający na systemie Windows, iOS, Linux, iOS czy Android. W takiej sytuacji konieczne jest wykupienie licencji na inne programy, co zwiększa koszta. A przecież wielu osobom zależy na tym, aby edycja pliku PDF możliwa była zarówno na komputerze, jak i smartfonie - czasem ten drugi jest wręcz niezbędny do szybkich poprawek, gdy jesteśmy poza domem czy biurem.

Edycja online dla profesjonalistów

Chcielibyśmy napisać kilka słów o tym, dlaczego warto właśnie postawić na rozwiązanie online. Oferuje ono bowiem:

• pracę na różnych systemach operacyjnych,

• dostęp z wielu kont i urządzeń,

• bezpieczną pracę online z plikami zapisywanymi na koncie użytkownika, gdzie portal korzysta choćby z szyfrowania HTTPS,

• brak konfiguracji, gdzie nie trzeba nic instalować, ustawiać. Wszystko gotowe jest od razu do użycia.

Przy tym taki edytor PDF online to rozwiązanie, które wprowadza mnóstwo innych narzędzi. Już tylko na samym polu edycji można często liczyć na takie funkcje jak: edytor PDF, konwersja plików na inne rozszerzenia, kompresja plików PDF, łączenie i ich dzielenie, wprowadzanie adnotacji, podpisów cyfrowych, wyodrębnianie z dokumentów konkretnych stron czy fragmentów. Ponadto możliwe jest wprowadzanie zabezpieczenia plików poprzez hasła, co zwiększa ich prywatność.

W przypadku edytowania dokumentów w PDF bardzo ważne jest to, czy da się je zamienić na inne rozszerzenia. A przecież klienci czy my sami możemy potrzebować wielu różnorodnych plików. Być może zechcemy zamienić PDF na Word, PNG, PPTX, JPEG, Excel, SVG, EPUB czy też inne rozszerzenie, jak i również dokonać tego samego, lecz w odwrotnym kierunku.

Funkcja edytuj PDF online może być zatem tylko początkiem tego, czego będziemy oczekiwać od takiego oprogramowania. Nie wolno jednak zapominać, że bez znaczenia na to, jak bardzo rozbudowany i profesjonalny będzie to edytor, musi mieć on przyjazny dla użytkownika interfejs. Przecież w firmie pracują różne osoby i każda z nich powinna sobie bez problemu poradzić z obsługą programu.

Czy warto inwestować?

Na rynku znajdziemy znane programy do przeglądania i prostej edycji PDF. Jeśli w firmie za bardzo nie tworzymy i nie edytujemy dokumentów elektronicznych, to być może takie programy będą dla nas wystarczające. Jednak im dalej w las, tym trzeba nastawić się na bardziej profesjonalne i rozbudowane narzędzia. A takie niestety kosztują. Czy jest zatem sens w inwestowanie w takie oprogramowanie? Naszym zdaniem jak najbardziej. Zyskujemy dzięki temu coś, co zdecydowanie pomoże nam w codziennej pracy. Skoro jako firma płacimy spore pieniądze za licencje do obsługiwanych programów, systemów, to powinniśmy także zainwestować w doby edytor PDF.

Do wyboru mamy z reguły dwie opcje. Pierwszą jest wykupienie rocznej lub dożywotniej licencji na konkretny program. Ten będzie głównie działał offline. Drugą opcją może być skorzystanie z comiesięcznej czy dłuższej subskrypcji na oprogramowanie online. 

Podsumowanie

Edycja PDF dokumentów online wydaje się dziś najbardziej rozsądnym i przyszłościowym rozwiązaniem. Przede wszystkim zapewnia nam uniwersalna pomoc, która jednocześnie będzie dostępna na różnych systemach. Do tego zapewnia oszczędność miejsca na dyskach komputerów. Edycja online jest niezwykle intuicyjna oraz prosta, więc każdy sobie z nią poradzi. Jednocześnie gwarantuje profesjonalne rozwiązania, które wprowadzą firmę na zupełnie inny poziom pracy z dokumentami cyfrowymi.