[Artykuł we współpracy z Faktura.pl]

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, współpracując z kilkoma stałymi kontrahentami, czy sprzedajesz produkty i usługi co najmniej kilkudziesięciu klientom miesięcznie, potrzebujesz intuicyjnego i prostego programu do fakturowania. Jaki program do faktur wybrać – online czy offline? Dowiedz się, dlaczego oprogramowanie w chmurze sprawdza się lepiej we współczesnym biznesie.

Czy program do faktur offline ma sens?

Chociaż głównym argumentem przemawiającym za używaniem programu do faktur offline jest brak zależności od połączenia z siecią, to tak naprawdę przedsiębiorcy rzadko zmagają się z całkowitym, długotrwałym brakiem dostępu do Internetu. Nawet jeśli dostawca Internetu światłowodowego do siedziby firmy będzie się zmagać z chwilową awarią, to zwykle sieć jest osiągalna z poziomu urządzenia mobilnego, które może być zarejestrowane u innego operatora. Ponadto programy do faktur offline nie wyręczają w żaden sposób przedsiębiorców (np. nie pobierają danych firm z baz) i nie są dostępne poza stacjonarnymi stanowiskami, utrudniając zdalne zarządzanie firmą.

Dlaczego lepiej wybrać program do faktur online?

Program do fakturowania online nie tylko przyspiesza wystawianie faktur sprzedażowych, ale także ułatwia ich wysyłkę do kontrahentów, monitorowanie terminowych płatności, a nawet utrzymywanie porządku w firmowej dokumentacji. Dzięki programowi do faktur online unikasz ręcznego przepisywania danych klientów. Oprogramowanie w chmurze pobiera niezbędne informacje z ogólnodostępnych baz na podstawie NIP-u.

Co więcej, jeżeli masz stałe grono kontrahentów, możesz zautomatyzować rozliczenia dzięki funkcji automatycznego wystawiania faktur cyklicznych. W tym przypadku system nie tylko wystawia fakturę na określoną kwotę w wyznaczonym terminie, ale także wysyła ją kontrahentowi, używając wcześniej przygotowanego szablonu e-maila.

Jakie dodatkowe funkcje powinien mieć program do faktur online?

Faktura.pl to program do faktur online dla przedsiębiorców, którzy oczekują, że oprogramowanie wyręczy ich w czasochłonnych, powtarzalnych formalnościach oraz ułatwi zarządzanie dokumentacją firmową. Jakie dodatkowe funkcje wyróżniają najlepszy program do fakturowania online?

• Weryfikacja kontrahentów – pod kątem obecności na białej liście podatników VAT.
• Wirtualny segregator – przechowywanie firmowych dokumentów w bezpiecznej chmurze. Oprogramowanie umożliwia gromadzenie nie tylko faktur sprzedażowych, ale także faktur kosztowych, umów i aneksów, pism urzędowych czy pełnomocnictw.
• Udostępnianie dokumentów księgowemu – zapomnij o pobieraniu faktur z programu offline, zapisywaniu ich na dysku komputera i wysyłaniu e-maila z wieloma załącznikami, które można przeoczyć. Program do faktur online pozwala na udostępnienie dokumentacji księgowemu nawet jednym kliknięciem.
• Funkcja „wystaw i wyślij” – przyspiesza elektroniczny obieg dokumentów, umożliwiając wysłanie faktury kontrahentowi bezpośrednio po jej wystawieniu.
• Powiadomienie SMS o fakturze – jeśli zdarzyło Ci się usłyszeć, że opóźniona płatność wynika z przeoczenia e-maila przez kontrahenta, możesz skorzystać z funkcji wysyłania SMS-ów o wystawionych fakturach. Co ważne, powiadomienia nie mają ponaglającego charakteru, a wyłącznie informacyjny, więc nie wpływają negatywnie na relacje z klientami.
• Funkcja „kliknij, aby opłacić” – Twoi kontrahenci mogą skorzystać z systemu szybkich płatności dzięki specjalnym przyciskom na fakturach online. Po kliknięciu zostają przekierowani do bezpiecznej bramki płatniczej, w której wybierają dogodną formę uregulowania należności.

Co ważne, oprogramowanie do fakturowania w chmurze zapewnia Ci bezpłatne aktualizacje po każdej nowelizacji przepisów. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz pewność, że wystawiane faktury są zgodne z bieżącym stanem prawnym. Ponadto kompleksowy program, który pozwala na generowanie różnych rodzajów faktur, sprzyja rozszerzaniu oferty produktowo-usługowej działalności gospodarczej.