Prowadzenie firmy w Danii wiąże się z koniecznością przestrzegania jasnych, ale wymagających przepisów księgowych. Duński system prawny kładzie duży nacisk na przejrzystość, odpowiedzialność i systematyczność w dokumentowaniu działalności gospodarczej. Dla wielu przedsiębiorców – szczególnie tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem w Danii – obowiązki związane z księgowością mogą wydawać się skomplikowane. W niniejszym artykule przedstawiamy kompleksowy przewodnik po obowiązkach księgowych, które dotyczą przedsiębiorców prowadzących firmę w Danii – zarówno jednoosobową działalność, jak i spółkę.

Podstawy prowadzenia księgowości w Danii

Każda firma Dania zobowiązana jest do prowadzenia księgowości zgodnie z duńską ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven). Oznacza to konieczność ewidencjonowania wszystkich transakcji gospodarczych w sposób rzetelny, przejrzysty i aktualny. Dane księgowe muszą odzwierciedlać rzeczywisty obraz działalności firmy i być dostępne na żądanie urzędów.

Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku duńskim lub angielskim, w wersji elektronicznej lub papierowej – choć w praktyce dominuje forma cyfrowa. Dokumenty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat, a w przypadku firm podlegających audytowi – nawet dłużej. Prowadzenie księgowości można powierzyć certyfikowanemu biuru rachunkowemu, jednak odpowiedzialność za poprawność danych spoczywa zawsze na właścicielu firmy.

Rejestracja do VAT i rozliczenia podatkowe

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy w Danii jest zgłoszenie firmy do systemu VAT (moms), jeśli roczny obrót przekracza 50 000 DKK. Rejestracja odbywa się przez portal virk.dk, a po jej zakończeniu firma otrzymuje numer VAT, który należy umieszczać na wszystkich fakturach.

Deklaracje VAT składa się miesięcznie, kwartalnie lub półrocznie – zależnie od poziomu obrotów firmy. Wszystkie raporty składane są elektronicznie, za pośrednictwem platformy TastSelv Erhverv, należącej do duńskiego urzędu podatkowego (SKAT).

Błędy w deklaracjach VAT, nieterminowe płatności lub brak rejestracji mogą skutkować karami finansowymi, dlatego bardzo ważne jest przestrzeganie terminów i poprawność danych. Warto także pamiętać, że niektóre towary i usługi mogą być zwolnione z VAT lub objęte inną stawką – dlatego dobrze znać szczegóły dotyczące swojej branży.

Obowiązki sprawozdawcze i roczne zestawienia finansowe

Firmy zarejestrowane w duńskim rejestrze przedsiębiorstw (CVR) mają obowiązek składania corocznych sprawozdań finansowych. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego formy prawnej, zakres raportowania może się różnić.

Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (ApS) wymagane jest przygotowanie:

• bilansu (balance),
• rachunku zysków i strat (resultatopgørelse),
• not objaśniających (noter),
• ewentualnie raportu zarządu (ledelsesberetning).

Roczne sprawozdania należy złożyć w odpowiednim terminie – zazwyczaj w ciągu pięciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego – poprzez system ERST (Erhvervsstyrelsen). Firmy, które przekraczają określone progi finansowe, muszą dodatkowo przejść audyt przeprowadzany przez licencjonowanego biegłego rewidenta.

Fakturowanie i przechowywanie dokumentacji

W Danii obowiązują jasne zasady dotyczące wystawiania faktur. Każda faktura powinna zawierać:

• nazwę i adres firmy wystawiającej i odbiorcy,
• numer CVR i numer faktury,
• datę wystawienia,
• szczegóły dotyczące sprzedanych towarów lub usług,
• kwotę netto, stawkę VAT i kwotę brutto.

Faktury muszą być wystawiane w sposób przejrzysty i kolejno numerowane. W przypadku sprzedaży dla sektora publicznego obowiązuje system e-faktura, co oznacza konieczność korzystania z zatwierdzonego rozwiązania elektronicznego.

Dokumentacja księgowa – w tym faktury, paragony, umowy i korespondencja z urzędami – powinna być przechowywana w sposób uporządkowany przez minimum pięć lat. W praktyce najczęściej wykorzystuje się do tego specjalistyczne oprogramowanie księgowe zgodne z duńskimi standardami.

Obowiązki przy zatrudnianiu pracowników

Jeśli przedsiębiorca planuje zatrudnić pracowników, musi zarejestrować się jako pracodawca w SKAT oraz utworzyć konto eIndkomst, gdzie raportuje się wszystkie wynagrodzenia i świadczenia. Obowiązki księgowe związane z zatrudnieniem obejmują:

• naliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
• opłacanie składek na fundusz emerytalny ATP i inne świadczenia społeczne,
• prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej,
• wystawianie miesięcznych pasków wynagrodzeń (lønseddel).

Dania kładzie duży nacisk na prawa pracowników, dlatego przestrzeganie przepisów kadrowo-płacowych ma ogromne znaczenie. W przypadku kontroli nieprawidłowości mogą skutkować nie tylko karami, ale również utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Księgowość cyfrowa i obowiązek cyfrowego archiwum

Duński rząd konsekwentnie dąży do pełnej cyfryzacji usług publicznych i obiegu dokumentów. Od 2024 roku w życie wchodzą nowe przepisy, które nakładają na firmy obowiązek prowadzenia elektronicznej księgowości i przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie cyfrowej.

Oznacza to, że każda firma musi wdrożyć cyfrowe systemy księgowe, które:

• umożliwiają prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi standardami,
• zapewniają automatyczne tworzenie kopii zapasowych,
• są zgodne z wymogami technicznymi określonymi przez duński urząd.

To duże ułatwienie, ale też wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy dotychczas prowadzili księgowość w sposób tradycyjny. Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie staje się niezbędna, szczególnie w przypadku firm objętych obowiązkiem składania e-sprawozdań.

Współpraca z biurem rachunkowym – czy warto?

Choć duńskie prawo dopuszcza samodzielne prowadzenie księgowości, w praktyce większość przedsiębiorców – szczególnie cudzoziemców – korzysta z pomocy doświadczonych księgowych. Biuro rachunkowe proaktif.dk w Danii oferuje kompleksowe i polskojęzyczne wsparcie: od rejestracji firmy, przez prowadzenie ksiąg, po składanie deklaracji podatkowych i kontakt z urzędami.

Koszty usług księgowych różnią się w zależności od skali działalności i zakresu obsługi, ale dla wielu przedsiębiorców to inwestycja, która pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i skupić się na rozwijaniu biznesu.

Prowadzenie księgowości w Danii wymaga systematyczności, znajomości lokalnych przepisów i terminowości w składaniu dokumentów. Duński system księgowy jest przejrzysty, ale nie pozostawia miejsca na niedopatrzenia. Dlatego każdy przedsiębiorca – niezależnie od formy działalności – powinien dobrze przygotować się do obowiązków związanych z ewidencją finansową, rozliczeniami podatkowymi i raportowaniem.

Korzystanie z usług profesjonalnych biur rachunkowych, wdrożenie cyfrowego systemu księgowego oraz regularne aktualizowanie wiedzy to najlepsze sposoby, by firma w Danii działała zgodnie z prawem i rozwijała się w sposób bezpieczny i zrównoważony.