Założenie jednoosobowej działalności to odważny krok w stronę niezależności, ale zanim wystartujesz, warto wiedzieć, z jakimi kosztami musisz się liczyć. Prowadzenie własnej firmy nie oznacza od razu ogromnych wydatków, ale warto przygotować się na podstawowe zobowiązania, które powtarzają się co miesiąc. Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej w 2025 roku? Oto najważniejsze informacje w pigułce.

Rejestracja – bezpłatna, ale to dopiero początek

Dobra wiadomość: założenie firmy w CEIDG nic nie kosztuje. Możesz to zrobić online lub w urzędzie gminy. Od razu otrzymujesz NIP i REGON, a formalności zamykają się często w jeden dzień. To jednak dopiero początek – prawdziwe koszty działalności jednoosobowej pojawiają się po rozpoczęciu faktycznego działania.

Składki ZUS – obowiązek, który trzeba uwzględnić

Największym i najbardziej regularnym wydatkiem są składki na ZUS. W 2025 roku ich pełna wysokość (bez składki zdrowotnej) to 1773,96 zł miesięcznie. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania. Przykładowo:

• skala podatkowa: 9% dochodu, nie mniej niż 314,96 zł,
• podatek liniowy: 4,9% dochodu, minimum również 314,96 zł,
• ryczałt: od 461,66 zł do 1384,97 zł – w zależności od przychodu rocznego.

Na szczęście, jeśli dopiero zaczynasz, możesz przez pierwsze 6 miesięcy korzystać z tzw. ulgi na start i opłacać tylko składkę zdrowotną. Potem przez 24 miesiące przysługują Ci preferencyjne składki społeczne (ok. 442,90 zł), a po tym okresie – przy niskim dochodzie – możesz ubiegać się o Mały ZUS Plus.

Księgowość – z biurem czy samodzielnie?

Prowadzenie księgowości to kolejna pozycja w budżecie. Biuro rachunkowe to wydatek rzędu 200–400 zł miesięcznie. Alternatywą są nowoczesne narzędzia online, które pozwalają samodzielnie wystawiać faktury, obliczać podatki i śledzić płatności. Przykładem jest Fakturownia – prosty i intuicyjny system, który sprawdzi się zarówno na początku, jak i w rozwiniętym biznesie. Co istotne, mikroprzedsiębiorcy wystawiający do 3 faktur miesięcznie mogą z niego korzystać całkowicie za darmo.

Działalność gospodarcza – koszty zależne od branży

Na liście kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej mogą znaleźć się też:

• zakup sprzętu i oprogramowania,
• wynajem lokalu,
• paliwo i transport,
• marketing,
• opłaty za narzędzia i usługi online.

To, ile zapłacisz, zależy od specyfiki Twojej branży. Freelancer działający z domu poniesie zupełnie inne koszty niż ktoś otwierający salon usługowy.

Ile kosztuje działalność gospodarcza w praktyce?

Podsumowując: jeśli chodzi o działalność jednoosobową koszty nie muszą być duże, ale warto mieć świadomość, że miesięczne kwoty zaczynają się od ok. 500 zł (ulga na start), a z czasem mogą sięgnąć 2000–3000 zł, jeśli uwzględnisz pełne składki ZUS, księgowość i inne zobowiązania. Koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej będą różne w zależności od Twoich decyzji podatkowych, dochodów i tego, z jakich ulg skorzystasz.

Planujesz założyć działalność? Zadbaj o to, by opłaty nie zaskoczyły Cię w najmniej odpowiednim momencie. W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego lub Twojego księgowego.