Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż lub oferuje swoje usługi, zobowiązany jest do wystawienia dokumentu, potwierdzającego zawarcie transakcji. Mówi o tym chociażby Ustawa z dnia 11.03.2004 roku o podatku od towarów i usług. Fakturowanie jest zatem nieodłącznym elementem prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Jak ułatwić sobie to zadanie? Pomoże program do fakturowania, o którym opowiemy szerzej w naszym artykule.

Czym jest faktura VAT i kto może ją wystawić?

Faktura VAT to po prostu dokument, potwierdzający zawarcie transakcji. Ustawodawca nie określił jednoznacznie sposobu, w jaki powinna być wystawiana. Może zatem przybrać zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Co więcej – formularz można sporządzić własnoręcznie. Niemniej do dyspozycji mamy też gotowe druki i wzory. Najbardziej przydatny, przejrzysty i funkcjonalny jest jednak program do wystawiania faktur VAT. Należy pamiętać również o tym, że wszystkie faktury trzeba przechowywać przez 5 lat (od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione). Niemniej również można je archiwizować w sposób elektroniczny.

Niegdyś możliwość wystawiania faktur VAT zarezerwowana była wyłącznie dla czynnych podatników VAT. Jednakże nowelizacje ustawy przyniosły znaczące zmiany w tym zakresie. Tym samym obecnie fakturę może wystawić każdy przedsiębiorca. Jest jednak jedno obwarowanie, a mianowicie – łączna kwota sprzedaży za miniony rok podatkowy nie może być większa niż 150 000 zł.

Od jakiegoś czasu również osoba fizyczna może wystawić fakturę VAT lub fakturę uproszczoną, jeśli prowadzi nierejestrowaną działalność gospodarczą. Tego rodzaju działalność jest przewidziana dla osób, które prowadzą kameralny biznes i nie osiągają z niego zbyt dużych przychodów. Przepisy jasno określają zresztą kwotę, której nie można przekroczyć, prowadząc działalność nierejestrowaną. Jest to maksymalnie 50% płacy minimalnej. Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności nierejestrowanej, nie może natomiast wystawić faktury VAT.

Jak wybrać odpowiedni program do wystawiania faktur?

Nieco archaiczne sposoby, takie jak ściągane na dysk komputera programy, odeszły już do lamusa. Obecnie znacznie popularniejsze są programy do fakturowania typu: oprogramowanie jako usługa. Innymi słowy: jest to udostępniane on-line narzędzie, które przedsiębiorca ma zawsze pod ręką i może z niego dowolnie korzystać.

Należy pamiętać, że wystawianie faktur to nie jedyne funkcje, jakie musi posiadać program. Równie istotna jest obsługa handlowo-magazynowa, CRM, obsługa kadr i płac, generowanie i wysyłanie deklaracji oraz takich plików, jak: JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG (niezbędnych do kontroli skarbowej).

Innowacyjne aplikacje umożliwiają też bieżące czuwanie nad bilansem finansowym przedsiębiorstwa i pozwalają ustawić opcję wyświetlenia podatków, nadania kodu GTU, wprowadzania serii faktur VAT czy wrzucania do programu faktur kosztowych. Program umożliwia wystawianie: faktur VAT, paragonów fiskalnych, faktur zaliczkowych i końcowych, faktur odwrotnie obciążonych, faktur VAT-marża, faktur VAT-RR, proforma, uproszczonych, faktur walutowych, faktur eksportowych, dokumentów magazynowych, dostaw wewnątrzwspólnotowych oraz not korygujących itp. Narzędzie daje możliwość wyboru szablonu faktury.

Jak zatem widać – najlepszym wyborem będzie nowoczesny program handlowo-magazynowy o szerokim zakresie funkcjonalności. Wiadomym jest, że jego podstawowe funkcje to wystawianie dokumentów i faktur VAT, ale w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa przydają się dodatkowe opcje.

Ponadto powinien to być łatwy w obsłudze program, z przyjaznym i intuicyjnym interfejsem. Narzędzie to ma bowiem ułatwić procedury związane z księgowością. Funkcjonalny program jest zatem przejrzysty i pozwala sprawnie wystawiać faktury i inne dokumenty. Dla przedsiębiorców przygotowywane są specjalne pakiety, które jeszcze bardziej ułatwiają korzystanie z narzędzia. Należy do nich m.in. Pakiet Przedsiębiorcy Faktura VAT.

Program do wystawiania faktur – które funkcje są przydatne do prowadzenia magazynu?

Jeśli zależy ci na dodatkowych funkcjach, które pozwalają na efektywne zarządzanie zasobami na magazynie – zwróć uwagę na możliwość ewidencjonowania towaru za pośrednictwem programu. Niezbędne jest również sprawdzanie stanów magazynowych (również stanów minimalnych), ewidencja dostaw na magazyn i rozchodu towarów. Program magazynowy potrafi odróżnić towar od usługi, a ponadto przydaje się podczas przeprowadzania inwentaryzacji.

Program do faktur VAT – dlaczego warto?

Z bardzo prostego powodu – program do faktur po prostu ułatwia codzienną pracę i pozytywnie wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przepływ dokumentów jest płynny, a przedsiębiorca ma bieżący wgląd w najważniejsze dokumenty. Programy działają bowiem nie tylko na komputerze czy laptopie, ale również na aplikacji mobilnej. Przy tym jest to rozwiązanie stosunkowo niedrogie, ponieważ koszty abonamentów zaczynają się już nawet od kilku czy kilkunastu złotych na miesiąc. Niekiedy dostępne są nawet bezpłatnie – na przykład z limitem do 10 faktur. Wymagana dokumentacja sporządzana jest w sposób łatwy, szybki i intuicyjny. Ponadto wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w jednym miejscu.

Podsumowując; korzystanie z programu do fakturowania nie jest obowiązkowe, jednak z pewnością warto z niego korzystać.