Praca w domu to marzenie wielu osób, bo z zewnątrz wygląda na sielankę, ponieważ nie mamy nad sobą szefa, nie musimy wstać na godzinę, robimy, co chcemy, kiedy chcemy, więc możemy perfekcyjnie zorganizować swój dzień i żyć pełnią życia. Tak naprawdę, to możemy nawet pracować na laptopie, leżąc na leżaku z drinkiem w jakimś ciepłym kraju. Opisany tryb życia to popularny, szczególnie wśród młodzieży w USA, Laptop Lifestyle, czyli tryb życia zakładający osiągniecie wolności i niezależności poprzez pracę przy laptopie i nieposiadanie “normalnej pracy,” która wiąże ręce. O takim życiu marzył chyba każdy, kto myślał o rozpoczęciu pracy w domu i choć jest to możliwe, to początkowo trudno się odnaleźć, wykonując wszystkie czynności w domu, którym często jest 20- metrowa kawalerka czy dwu pokojowe mieszkanie na dwie osoby, a więc miejsce, w którym nie mamy często nawet własnego kącika do pracy, czyli oddzielnego biura.

Brak szefa, czy natrętnego menadżera brzmi równie cudownie, jednak przecież ktoś musi wyznaczyć kierunek rozwoju firmy, zaplanować działania czy zarządzać budżetem, a tym kimś, jesteśmy my sami, na wszystkich stanowiskach jednocześnie. I taka właśnie jest praca w domu, ponieważ dowolna aktywność zarobkowa, którą wykonujemy w sposób ciągły, narzuca na nas obowiązek założenia jednej z kilku dostępnych form działalności – tradycyjnej działalności gospodarczej, spółki, przejścia na ryczałt, czy założenia Inkubatora w obrębie jakiejś fundacji. Innymi słowy, z czasem stajemy się po prostu przedsiębiorcą, więc musimy umieć się dyscyplinować, zrozumieć system finansowy, oraz wykształcić umiejętności z zakresu: zarządzania czasem, planowania czy mierzenia efektywności.

Na szczęście nie musimy wszystkiego robić samodzielnie, bo wraz z rozwojem Internetu pojawiły się narzędzia, które mają wspomagać pracę w domu (i wiele innych zajęć).

Mierzenie czasu, badanie efektywności pracy w domu

Umiejętność mierzenia czasu jest, według mnie, najważniejszą umiejętnością, której na pewnym etapie powinien nauczyć się każdy, kto pracuje w domu, bo dość łatwo się zgubić i albo pracować za dużo, albo za mało. O tym ile powinniśmy pracować, rozpisywałem się w innym artykule, jednak warto przytoczyć badanie The Vouchercloud group, według którego przecięty pracownik biurowy jest produktywny zaledwie 2 godziny i 53 minuty podczas 8-godzinnego dnia pracy. Oznacza to, że tradycyjny etat wcale nie daje najlepszych wyników, choć pracodawcy, szczególnie mniejszych firm, boją się dawać pracownikom wolnej ręki. O wiele skuteczniejsze byłoby rozliczanie pracowników za wyniki, jednak “jest, jak jest” i tego nie zmienimy. No, chyba że pracujemy w domu i jesteśmy sami sobie szefem.

No właśnie, bo skoro i tak nie możemy być wydajni przez kilka godzin w jednym ciągu, ponieważ nasz mózg potrzebuje przerwy po około 45 minutach pracy, to może lepiej to wykorzystać, skoro mamy taką możliwość, bo nikt nas nie goni? Ale jak to nie możemy, “przecież ja potrafię pracować więcej.” Oczywiście można zrobić dłuższy maraton, jednak prowadzi to do wypalenia. Chyba każdy z nas miał kiedyś dzień, w którym miał bardzo dużo do zrobienia i pracował 10 godzin bez niemal żadnej przerwy. Problem z taką pracą polega na tym, że na następny dzień jesteśmy ledwo żywi i organizm domaga się wolnego.

Dlatego też o wiele lepiej pracować w “sesjach skupienia,” a więc liczyć tylko i wyłącznie czas, kiedy faktycznie pracujemy i starać się przesuwać granicę, ile tego skupienia jesteśmy w stanie osiągnąć każdego dnia. Oznacza to po prostu, że musimy włączyć stoper, lub stoper w jednej z kilku aplikacji, które przytoczę niżej w tym artykule i wyrobić w sobie nawyk wyłączenia go, jak tylko stracimy skupienie. Na sam koniec musimy zapisać wynik, zrobić przerwę od 5 do 15 minut i spróbować zrobić kolejną sesję.

Jak badać efektywność pracy?

Kiedyś w Internecie natknąłem się na obrazek z napisem:

"Work from home doesn’t mean work 24/7" (ang. Praca z domu nie oznacza pracowania 24/7).

Praca w domu daje nam dużo niezależności, jednak nie daje nam od razu wolności, bo ją musimy wypracować sami. Przecież nie po to decydowaliśmy się na pracę w domu, żeby finalnie siedzieć zamknięci w pokoju przez 8-10-12 godzin dziennie w celu “wyrobienia” tego samego wyniku finansowego, co w przypadku pracy na etacie. Jednak bardzo często zdarza się, że mamy nierealne oczekiwania co do pracy w domu, myślimy, że jakoś to będzie, jesteśmy nakręceni, a finalnie pracujemy przesadnie dużo, żeby połączyć koniec z końcem.

Dzieje się tak dlatego, że pracując na etacie, mamy za plecami firmę, która zwykle istnieje na rynku od wielu lat, ma stałą siatkę kontrahentów i potrzebuje pracownika, bo nie wyrabiała się z natłokiem pracy. Takiemu pracownikowi można zapłacić godne, stabilne pieniądze, oczekując, że jego praca się zwróci. Natomiast w przypadku samozatrudnienia musimy samodzielnie zbudować siatkę kontrahentów, co zwykle oznacza, że na początku nie jesteśmy w stanie pracować na pełen etat, bo albo nie mamy nad czym, albo w ogóle nie wiemy co robić, jeśli np. próbujemy sił w afiliacji. Dodatkowo na pewnym etapie, musimy założyć działalność, a ta narzuca na nas szereg kosztów, takich jak ubezpieczenie, którego tym razem nie pokrywa pracodawca, bo go nie mamy, koszty obsługi księgowej, czy konieczność zakupu wszystkich potrzebnych do pracy programów na własną rękę. Dlatego, nawet jeśli zarobimy te same pieniądze co na etacie, to po opłaceniu składek i poniesieniu kosztów działania, często zarobimy mniej, a ryzyko działania jest większe, bo może “sky is the limit,” ale nie mamy ustalonego minimum, żadnej gwarancji.

Drugim zagrożeniem, dla osób wykonujących zlecenia, jest nieumiejętność wycenienia swojej pracy i albo pracowanie za zbyt niskie stawki, albo brak zleceń z uwagi na zbyt wysokie stawki. Natomiast, w przypadku np. programów partnerskich jest to “bicie głową w ścianę,” kiedy np. pracujemy cały dzień, a kończymy z wynikiem 30 złotych. Oczywiście nie ma nic złego w pracy za drobne pieniądze przy starcie projektu, jednak jeśli trwa to dłużej i nie widzimy możliwości na skalowanie, to warto taką aktywność odpuścić, kiedy tylko pojawią się alternatywy. Dlatego właśnie warto mierzyć i zapisywać efektywność pracy, żeby z czasem usunąć nieefektywne projekty, a zostawić te, które zapewniają nam zarobek na dobrym, godnym poziomie. Pracując w domu nie musimy pracować 160 godzin miesięcznie, a wszystko sprowadza się do efektywności i przesuwania granicy tego, ile jest warta nasza produktywna godzina.

Do mierzenia efektywności potrzebujemy dwóch wartości: poprawnie zmierzonego czasu pracy i wyniku finansowego związanego z tą pracą, a więc np.:

Obszar pracy: Copywriter, pierwszy dzień miesiąca, na który mamy dwa zlecenia, łącznie na 11000 znaków, za które kontrahent ma zapłacić nam 150 zł. W celu zmierzenia efektywności pracy bierzemy się za pierwsze zlecenie, pracujemy w skupieniu, ze stoperem, tak długo jak możemy i wyłączamy stoper, gdy tylko stracimy skupienie. Powtarzamy sesje skupienia, aż skończymy zlecenia i dzielimy 150 zł na np. 3 godziny skupienia, które łącznie wypracowaliśmy, co wskaże efektywność naszej pracy w skupieniu na poziomie 50 zł.

Polecam mierzyć czas w taki sposób, bo pracując w domu, nie ma sensu pracować “od-do,” jak w przypadku pracy etatowej. Warto więc wyrobić w sobie taki nawyk, a w przerwach między sesjami skupienia wykonywać wszelakie obowiązki domowe, czy inne, które czekają na nas danego dnia.

Najlepsze programy do mierzenia czasu

Wspomniany stoper to podstawowe narzędzie, ponieważ na rynku istnieje wiele programów, które mogą urozmaicić ten proces, ale też sprawić, że stanie się on efektywniejszy.

Toggl – absolutnie najlepsze narzędzie, dostępne jako strona internetowa na komputerze, lub bardzo dobra apka na telefon. Narzędzie ma wersję darmową oraz płatną, choć ta darmowa w 100% wystarczy do mierzenia podstawowych aktywności, a ewentualnie, swoistą kopią Toggl, jest strona Clockfly.com, która jest w pełni darmowa, choć osobiście i tak polecam korzystać z Toggl. W takim narzędziu możemy ustawić listę projektów do pracy w skupieniu, dzięki czemu nie będziemy musieli zapamiętywać wartości konkretnych obszarów pracy, a będziemy mogli podsumować wszystko pod koniec dnia. Działanie aplikacji sprowadza się do wyboru zadania, rozpoczęcia pracy i zastopowania, jak tylko stracimy skupienie. Zaletą apki jest fakt, że możemy mierzyć również inne aktywności jak np.: obowiązki domowe, ćwiczenia czy nawet sprawdzić ile średnio zajmuje nam przygotowanie obiadu.

Focus To-Do to apka związana z Techniką Pomodoro, czyli systemem pracy zakładającym interwały pracy liczące 25 min i 5-minutową przerwę, a po 3 sesjach pracy, dłuższą przerwę na 15 minut. Wartość 25 minut pracy jest domyślna i osobiście polecam testować na sobie, jak długie sesje pracy lubimy, bo np. w moim przypadku, 25-minutowa sesja okazała się nieefektywna, a zwykle pracuje w skupieniu od 40 minut do 1 godziny. Oczywiście aplikacja pozwala nam na ustalenie długości jednej sesji Pomodoro, dlatego jest moim wyborem, bo wiele innych ma jedynie domyślne wartości.

Ding.io to najlepsza strona i aplikacja na telefon (niestety tylko na IOS) do mierzenia swojej efektywności. Jest płatna, kosztuje 10$ na miesiąc, jednak posiada 45 dni okresu próbnego, z którego warto skorzystać. Główną zaletą jest przejrzystość i zderzanie faktycznego zarobku z zakładaną stawką. Jak to działa? Przyjmijmy, że na pisaniu zleceń w sieci dla copywriterów, w ciągu kilku miesięcy, uzyskaliśmy stabilną stawkę, która wynosi 25 zł za godzinę produktywnej pracy. Ta wartość, 25 zł, może być stawką godzinową projektu “Copywriter,” a my możemy robić zlecenia, starając się, by realny zarobek za zgłoszony tekst, był wyższy niż wynik: czas pracy / stawkę w Ding.io. Jest to bardzo miły dodatek do robienia zleceń, z którego sam korzystam i za każdym razem próbuję być lepszy niż moja obecna stawka.

Czas to pieniądz to ciekawa aplikacja na telefon, w której możemy uzupełnić, wcześniej wyliczoną stawkę godzinową, do danej aktywności, a po rozpoczęciu działania, aplikacja będzie nam pokazywać ile pieniędzy według tej stawki zarobiliśmy w czas, który pracujemy (odświeżanie nawet co 0.1 sekundy). Dzięki takiej apce możemy postawić telefon gdzieś obok i widzieć szacowany zarobek, na podstawie poprzednich wyliczeń, z aktywności, którą wykonujemy, co potrafi dodać motywacji do dłuższej pracy, bo z każda sekundą przybywa szacowanego zarobku, który powinien finalnie przekładać się na realne wyniki, jeśli dobrze wyliczyliśmy efektywną stawkę.

Planowanie, notatki, zarządzanie projektami

Planowanie to absolutna podstawa działania, a pracując w domu, nie mamy nad sobą menadżera, który wyznaczy nam cele dzienne, tygodniowe, czy miesięczne, oraz szefa, czy zarządu, którzy wskażą ogólny kierunek rozwoju firmy, więc musimy to zrobić sami. Oczywiście planować można nawet na kartce, a zadania odhaczać zakreślaczem, co preferuje nadal wiele osób. Jednak osobiście uważam, że planowanie z pomocą narzędzi online jest efektywniejsze, ponieważ taki plan można dowolnie modyfikować, a kartka papieru pozostaje stała, przez co, jeśli w naszym dniu pojawią się jakieś zawirowania, to plan na kartce może być po prostu nierealny do zrealizowania, co może odbierać nam motywacje do działania. Dlatego uważam, że pracę lepiej planować online, a kartkę papieru wykorzystać do planu treningu, czy innych życiowych obowiązków.

Najlepsze programy do planowania

Todoist – to, według mnie, najlepsza strona do planowania online. Jest bardzo przejrzysta, posiada ciemny tryb, co sprawia, że plan jest bardziej przejrzysty, oraz całkiem dobrą aplikację na telefony. Narzędzie jest darmowe i choć na stronie są płatne funkcjonalności, to nie blokują normalnego użytkowania programu.

Nozbe – to narzędzie skierowane dla mniejszych firm czy organizacji, które chcą poukładać swoją pracę w zespole. Z Nozbe możemy korzystać w wersji darmowej, jednak jest ona bardzo ograniczona i zdecydowanie warto przejść na wersję płatną.

Microsoft to Do – darmowe narzędzie do planowania na komputerze. Jest dość wygodne, choć nie zawiera szczególnie dużo funkcjonalności i raczej nie nadaje się do planowania większych projektów, do których strony opisane wyżej, nadają się idealnie.

X-Mind – to, moim zdaniem, najlepszy program do tworzenia map myśli. Zawiera ogromną ilość funkcjonalności, mapy mogą być dowolnie złożone, a edytować możemy tak naprawdę wszystko. Ogromną zaletą jest również możliwość eksportu mapy jako zdjęcie, które możemy wykorzystać do prezentacji. Program działa w wersji darmowej, która nie nakłada na nas szczególnych ograniczeń, więc zakup programu jest opcjonalny.

Najlepsze programy do notatek

Evernote – na tej stronie znajdziemy tak naprawdę wszystko, choć docelowo jest to strona do tworzenia notatek. Te notatki mogą być jednak dowolnie złożone, ponieważ mamy do dyspozycji wiele narzędzi do edycji tekstu – pogrubienie, kursywę, nagłówki, możliwość zmiany kolorów, czy nawet wstawienie checkboxów. Dzięki temu Evernote może służyć tak naprawdę do planowania, tworzenia notatek, zapisywania pomysłów i czego tylko chcemy. Wersja darmowa strony nie narzuca większych ograniczeń, powinna w zupełności wystarczyć, a do wszystkiego mamy jeszcze dość przyjemną aplikację na telefony.

Sticky Notes (Windows) oraz Stickies (Apple) – systemowe aplikacje pozwalające na tworzenie bardzo przejrzystych notatek, w których możemy rozpisać jakiś podstawowy projekt, napisać jakieś przypomnienia, czy np. napisać, na czym skupiamy się podczas danej sesji skupienia. Aplikacje tego typu najlepiej wykorzystać do przypomnień, żeby móc pracować z czystą głową, nie musząc przechowywać mniej ważnych informacji w głowie.

Arkusze, czyli organizacja zebranych danych

Arkusze do danych to programy, które mogą tak naprawdę zastąpić wszystkie wymienione programy lub z nimi współpracować. Osobiście preferuje Google Sheets, bo Excel jakoś mi nie leży, a też cenię sobie rozwiązania online, bardziej niż te systemowe. Google Sheets jest w moim przypadku narzędziem, które scala wszystkie liczone dane, zgodnie ze zdjęciem poniżej:

Oczywiście wszystko jest dobrze zorganizowane i nie muszę się przesadnie męczyć z uzupełnianiem danych:

Wartość komórki C8 to: “=Sum(C3+C4+C5+C6)”
Wartość komórki E8 to: “=Sum(E3+E4+E5+E6)”
Wartość komórki G8 to: “=Sum (G3+G4+G5+G6)”

Wartość komórek E3, E4, E5 i E6 to =Sum(X /60+Y), gdzie X to minuty, a Y godziny, dzięki czemu otrzymuje wartość godziny przedstawioną liczbowo. “Hourly Rate,” to oczywiście podzielenie zarobków przez czas, czyli np. =Sum(C3/E3), a komórka dodatkowo posiada formatowanie na walutę.

Fioletowe miejsca to miejsce na zaznaczenie swoich celów, a więc np. jeśli w danym okresie mamy cel “zarobić 2000$,” to ustawiamy komórkę C9 jako: =Sum(C8/2000). Podobnie liczymy ilość godzin, które chcemy przepracować, czy stawkę godzinową, do której docelowo dążymy.

Arkusze są w stanie spiąć wszystkie liczone dane w całość i dać nam klarowny wykaz tego, jak radzimy sobie w danym np. miesiącu. Oczywiście zarówno Google Sheets, jak i Excel, pozwalają na znacznie zaawansowane działanie, jednak temu musiałbym poświęcić cały artykuł, a taki wykaz czasu pracy i efektywności na początek zdecydowanie wystarczy.

Podsumowanie

Praca w domu wymaga przede wszystkim odpowiedniego zorganizowania i systemów. James Clear, specjalista od tworzenia nawyków, napisał w swojej książce Atomic Habits:

"You do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems."
(ang. Nie wznosisz się do poziomu swoich celów. Spadasz do poziomu swoich systemów.)

Potrzebujemy więc odpowiednich umiejętności planowania pracy, ale to systemy, np. praca w samodzielnie badanych sesjach skupienia, czy sesjach Pomodoro, pozwalają zrobić właściwy postęp. Zamysł pracy wygląda więc dość prosto – musimy zbudować sensowny plan, a po tym wykorzystywać dostępne skupienie na odhaczanie możliwie dużej ilości zadań każdego dnia. Z pozoru wygląda to na proste zadanie, jednak utworzenie odpowiedniego planu, a więc odpowiednie zbadanie swoich możliwości bez przytłaczania siebie samego, to sztuka, a przechodzenie między zadaniami często kończy się oglądaniem śmiesznych kotów grających na pianinie, czyli utratą skupienia.